Firmowa zasada korzystania z AI nie musi mieć kilkudziesięciu stron. Powinna jednak jasno odpowiadać na pytania: jakie dane wolno wprowadzać, kto sprawdza wyniki i do czego narzędzie może być wykorzystywane.
Minimum organizacyjne
- Lista zaakceptowanych narzędzi.
- Zakaz wprowadzania danych poufnych bez właściwych zabezpieczeń.
- Obowiązek sprawdzenia faktów i obliczeń.
- Wskazanie osoby odpowiedzialnej za aktualizację zasad.
Przypisz odpowiedzialność do konkretnych ról
Regulamin sam w sobie nie wystarczy. Pracownik musi wiedzieć, kto zatwierdza nowe narzędzie, gdzie zgłosić incydent i kto odpowiada za sprawdzanie rezultatów. W małej firmie role te może pełnić jedna osoba, ale decyzje nadal powinny być zapisane. Pozwala to odtworzyć sposób postępowania i uniknąć sytuacji, w której każdy używa innej usługi na własnych zasadach.
Przed zakupem abonamentu należy sprawdzić miejsce przetwarzania danych, możliwość wyłączenia używania treści do trenowania modeli, zasady usuwania konta oraz dostępność umowy powierzenia. Nie każda funkcja wymaga danych osobowych, dlatego najbezpieczniej zaczynać od materiałów publicznych lub odpowiednio zanonimizowanych.
- Właściciel procesu zatwierdza przypadek użycia.
- Administrator kontroluje konta i dostęp.
- Autor materiału sprawdza fakty oraz prawa do treści.
- Osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo prowadzi rejestr incydentów.
Dokumentuj ważne decyzje
Nie trzeba archiwizować każdego polecenia. Warto jednak zachować opis celu, źródeł danych, kryteriów oceny i sposobu kontroli człowieka w procesach wpływających na klientów lub pracowników. Taka dokumentacja pomaga podczas audytu, zmiany narzędzia i wyjaśniania błędnej decyzji.
